SharePoint Term Store 的 14 大功能

SharePoint Term Store 是一個強大的元數據管理工具，廣泛應用於企業內容管理和組織架構中。透過其全球化特性及靈活的管理功能，企業能夠更有效率地標準化元數據，並確保跨部門的一致性。以下將介紹 SharePoint Term Store 的 14 大功能，幫助您了解其優勢及應用方式。

第一，全球化存取是 Term Store 的核心優勢。不同於僅限於單一列表或網站的選擇欄位，Term Store 的元數據可在整個 SharePoint 租戶中共享。這意味著無論您身處哪個網站，都可以使用統一的元數據標籤，例如部門名稱或客戶名稱，從而實現命名規範的標準化。這對於大型企業尤其重要，因為它能減少因不同部門使用不同術語而產生的混亂。話說返，喺香港用開嘅術語，可能同其他地區唔同，Term Store 就可以幫到統一晒所有標籤，唔使再為咗叫法唔同而頭痕。

第二，層次結構功能允許用戶建立多層次的元數據結構。例如，您可以創建一個包含公司名稱的主標籤，然後在其下添加地區、部門等子標籤。呢個功能好似幫您將一堆雜亂無章嘅資料整理成有條理嘅樹狀結構，方便喺搵資料時一目了然。對於需要管理複雜資料的企業來說，這種結構化方式大大提升了效率。

第三，同義詞支援是 Term Store 的另一大亮點。不同部門可能對同一概念有不同叫法，例如「財務」同「會計」，透過設置同義詞，Term Store 會自動將輸入的同義詞轉換為主要標籤，確保一致性。喺香港嘅企業入面，可能有人鍾意用「會計」，有人鍾意用「財務」，Term Store 就可以幫您搞亂晒呢啲分別，統一返個叫法。

第四，多語言支援對於全球企業至關重要。Term Store 允許為每個標籤設置多語言翻譯，確保不同地區的用戶能以當地語言查看元數據。呢個功能喺香港特別有用，因為好多公司有中英雙語嘅需求，員工可以用繁體中文或者英文去搵資料，唔使擔心語言障礙。

第五，委派管理功能讓企業能夠將特定術語組的管理權限分配給業務用戶，而無需授予整個 Term Store 的存取權限。呢啲業務用戶可以管理自己嘅術語組，例如人力資源部門可以獨立管理與其相關的元數據，唔使同財務部嘅元數據搞亂。喺香港嘅大公司入面，部門之間嘅分工好明確，呢個功能可以話係幫到手。

第六，匯入功能允許用戶透過 CSV 檔案批量匯入大量術語。對於需要管理數百甚至數千個術語的企業來說，手動輸入顯然不切實際。Term Store 提供的匯入功能大大節省了時間。喺香港嘅企業，特別係嗰啲有好多分店或者項目嘅公司，呢個功能真是一個救星。

第七，合併術語功能讓管理者能輕鬆整理重複或相似的術語。例如，當公司合併時，Term Store 可以將相關術語合併為一個，保持元數據的整潔。喺香港，企業合併或者重組好常見，呢個功能可以幫到保持資料庫嘅清晰。

第八至第十四個功能包括自訂排序、網站層級術語集、重新使用術語、固定術語、企業關鍵字、版本控制及與導航整合等。這些功能進一步增強了 Term Store 的靈活性及實用性。例如，自訂排序允許用戶按需調整術語順序，而網站層級術語集則讓無權存取全局 Term Store 的網站擁有者也能使用元數據功能。喺香港嘅中小企，特別係嗰啲未有足夠 IT 資源嘅公司，呢啲功能可以幫佢哋喺有限嘅資源下做到高效嘅元數據管理。

總結而言，SharePoint Term Store 提供了一個強大且靈活的元數據管理平台，幫助企業實現資料標準化、提升檢索效率及支援全球化運營。喺香港嘅商業環境入面，無論係大公司定中小企，Term Store 都可以幫到手，解決資料管理嘅痛點。欲了解更多詳情，請參閱 SharePoint Maven。